Idi-KemenagNews (16/8/2013) Zaman semakin berkembang. Tuntutan perubahan adalah sebuah kemestian. Karena jika tidak, maka perubahan itu sendiri yang akan mendesak kita untuk berubah. Sebagai sebuah tuntutan perubahan adalah membangun manajemen data sebagai alternatif gudang pengarsipan. Hal ini diperlukan dalam rangka membangun efektifitas serta efisiensi kinerja perkantoran dan juga kearsipan.Tuntutan efektivitas bisa tercapai dengan semakin mudahnya pihak yang membutuhkan data untuk mendapatkan data yang ada. Dikerenakan Bank data yang dibangun adalah berbentuk digital. Pemenuhan efisiensi pun tercapai. Diantaranya keluasan gudang penyimpanan arsip dan juga peminimalan fungsi kertas; dimana kertas menjadi salah satu hambatan membangun budaya Go Green. Teknis yang perlu dilakukan pun sederhana. Hal-hal yang sudah dapat diakses melalui aplikasi satker maupun aplikasi kesekretariatan tak perlu lagi dibangun dalam pengarsipan digital lainnya. Karena secara otomatis arsip digital pun sudah tersedia. Hal yang perlu dilakukan pengarsipan semua arsip yang membutuhkan cap legalisir maupun tanda tangan bejabat yang berkepentingan dan data yang tidak dapat diakses melalui aplikasi. Hal ini akan semakin meringankan tugas administrasi dikarenakan yang penting saja yang kemudian di arsipkan dengan metode menscanning data yang dimaksud dan menyimpannya dalam bentuk pdf. Pilihan penyimpanan dalam bentuk Pdf pun dimaksudkan agar data hasil scan tidak menjadi data yang bermuatan besar sehingga justru memberatkan dalam teknis penyimpanan maupun proses pencarian. Setelah itu masing-masing data tersebut terangkum dalam masing-masing folder arsip. Dengan demikian maka setiap aktifitas dimasing-masing seksi untuk pengarsipan data sudah bisa dilakukan. Hal ini juga berlaku untuk spm dan sp2d agar tidak bingung ketika data hilang rusak maupun terbakar.Untuk mengantisipasi terjadinya moral hazard, atau sesuatu bencana yang terjadi baik bagi data itu sendiri ataupun terhadap media penyimpan laptop maupun komputer. Data wajib memiliki duplikat yang tergabung dalam satu arsip di bawah koordinasi bagian umum penanggung jawab kearsipan. Atau dalam bahasa teknisnya, masing-masing seksi wajib menyerahkan backup data digital setiap bulannya kepada bagian arsip. Dan jika dimungkinkan dikarenakan muatan data yang kecil maka data digital tersebut dapat disimpan melalui email khusus pengarsipan kantor. Untuk memudahkan pekerjaan menscanning banyaknya data, tekhnologi juga sudah menyediakan banyak perangkat tekhnologi yang sangat membantu pengarsipan agar lebih cepat dan mudah mengarsipkan ke email. Dan jika dibutuhkan, arsip dapat dicari dengan mudah tampa perlu membongkar tumpukan kertas dan cukup dengan mengetikkan kata kunci yang berhubungan dengan arsip yang dicari. Dengan demikian maka setiap keberlangsungan aktivitas kantor jika diperlukan data dari mana saja maka akan dapat disediakan dengan secepatnya. Dan juga tidak perlu khawatir jika moral hazar atau bencana yang terjadi justru adalah kebakaran besar. Selain jadi cadangan (back up), potensi rusak dokumen-dokumen fisik bisa diminimalisir. [Renungan Jumat ditulis khusus untuk KemenagNews dan Majalah Santunan, oleh Ibnu Muzab Ary (Jamaluddin), Staf Keuangan Kemenag Kab. Aceh Timur]