Banda Aceh (Yakub)---Selama siang bulan Ramadhan 1440 H, jajaran Bidang Penyelenggaraan Haji dan Umrah (PHU) Kanwil dan Seksi PHU Kankemenag se Aceh terus memacu pengadministrasian paspor Jamaah Calon Haji (JCH) asal Embarkasi Aceh (BTJ).

Jika sudah mendesak, jajaran Kanwil juga biasa habiskan malam hingga sahurnya di Kanwil. Rata-rata admin Sisikohat dan jajaran PHU, juga di daerah juga biasa bergadang hingga sahur.

Di ruangan haji dan umrah di lantai tiga Kanwil, setelah data dientri ke Sistem Komputerisasi Haji Terpadu (Siskohat), bahkan sebelum puasa, lalu penempelan bermacam stiker pada fisik paspor. Jumlah JCH Aceh tahun ini adalah 4.393 (termasuk TPHD) ditambah CJH tambahan. 

Prosesi paspor haji (juga untuk 11 Kloter dan 1 Kloter Gabungan BTJ yang masuk Gelombang II), kian tampak sekali kesibukannya, pada Sya'ban, Ramadhan hingga Zulhijjah. 

Selama puasa ini sejumlah tahapan lanjutan verifikasi dan validasi (verval) mesti dirampungkan, dan mengikuti bulan hijriah. Maka setiap tahun prosesinya lebih awal beberapa hari dari musim haji sebelumnya, jika dihitung dengan kalender masehi.

Prosesi administrasi dokumen negara ini, diawali dengan proses jamaah yang aktif mendaftar di Bank Penerima Setoran Biaya Penyelenggaraan Ibadah Haji  (BPS-BPIH) 2019, dan dapat nomor porsi. Selanjutnya pengadaan paspor di Imigrasi.

Dalam masa empat bulan (Rabiul Awal-Jumadil Akhir) misalnya dilaksanakan scanning lembar bukti setoran awal BPIH.

"Dalam masa ini, jajaran PHU Kemenag RI, di antaranya scanning lembaran bukti setoran lunas BPIH. Juga meneliti dan membaca data paspor secara elektronik," jelas Kabid PHU H Samhudi SSi.

"Sebelum di Kantor Wilayah, banyak tahapan dilakukan jajarannya. Meng-update data identitas jemaah haji sesuai paspor, melakukan penempelan stiker kloter pada paspor, memeriksa bukti setoran lunas BPIH dan pas foto terbaru, membuat daftar nominatif dan pramanifes kloter, dan mengirim ke Ditjen PHU," jelas Kasi Pendaftaran dan Informasi Haji, Juhaimi SAg, salah satu petugas kloter (TPHI) 2019,  didampingi admin siskohat, H Tatang Laksamana ST.

Di Ditjen PHU, di Sekretariat Dokumen Seksi Pendaftaran dan Dokumen Haji, dibantu data di Siskohat, menerima dan menyerahkan dokumen/paspor. Juga menghitung jumlah paspor, mengarsipkan dokumen, dan membuat laporan," jelasnya.

Juga melakukan penelitian, meneliti data identitas jemaah pada paspor (endorse name di sini masih boleh, jika ada kekeliruan). Meneliti masa berlaku paspor dan jumlah halaman paspor, dan menomori nominatif secara fisik cover dan sampul paspor.

Juga ada prosesi penempelan stiker kloter paspor, memeriksa bukti setoran lunas BPIH dan pas foto baru. Membuat daftar nominatif dan pramanifes kloter. Kemudian mengirim paspor ke Ditjen PHU dilengkapi dengan surat pengantar, bukti setoran lunas, daftar nominatif, pramanifes kloter, dan data pendukung.

Proses pengiriman paspor jamaah telah dan terus dilakukan Kanwil Kemenag Provinsi Aceh ke Direktorat Pelayanan Haji dalam Negeri cq. Subdit Dokumen dan Perlengkapan Haji.

Jadwal selama tiga bulan (Rajab, Sya'ban, dan Ramadhan) ini, di antaranya scanning lembaran bukti setoran lunas BPIH. Juga meneliti dan membaca data paspor secara elektronik, di Jakarta.

Dalam masa empat bulan (Rajab-Dzulqa'idah/April-Juli) itu, masa proses penyelesaian paspor di Kemenag RI.

Sedangkan masa proses pemvisaan di Kedubes Arab Saudi (KBAS), dalam masa empat bulan (Sya'ban-Dzulqa'idah/April-Juli).

Dalam masa Syawal-Dzulqaidah juga proses penyerahan paspor yang sudah divisa kepada Bidang PHU di Kanwil Kemenag Aceh.

Jika dokumen semua lengkap, maka kesibukan berpindah lebih banyak ke UPT Asrama Haji atau Embarkasi Haji Aceh.

JCH Aceh yang masuk Gelombang II, masuk asrama Selasa (23 Juli) dan berangkat Rabu (24 Juli).  

Pada 1440 H ini puncak haji atau Arafah pada Sabtu (9 Dzulhijjah/10 Agustus). Besoknya pada Senin (10 Dzulhijjah/11 Agustus).

Tahun Baru Islam, 1 Muharram 1441 H jatuh pada 1 September, jemaah Aceh mulai kembali ke Serambi Mekkah dari Madinah.[]